Многие слышали про так называемый опен эйр, но далеко не каждый вникает в истинную суть данного формата ивентов. Организация опен эйров - то еще искусство, требующее ответственного подхода и учета множества деталей. При планировании таких событий просто не бывает мелочей: буквально каждый нюанс может повлиять на результат.

 

Почему стиль опен эйр так популярен?

Прежде всего людей притягивает сама концепция мероприятия. Зачастую open air – это масштабная вечеринка под открытым небом, в окружении живописных пейзажей или вблизи водоема. В опен эйр смысл заключается в том, чтобы позволяет отдохнуть от вечеринок в душных клубах и насладиться уникальной атмосферой свободы. Не стоит забывать о вариативности события: открытое пространство опен эйр позволяет реализовать практически любую творческую идею.

 

Полезный гайд по организации open air

Перечислим самые главные пункты для организатора, на которые нужно опираться независимо от масштаба мероприятия

 

Разработка концепции и содержание программы

В первую очередь важно решить, для кого и зачем проводится ивент. Это позволит не упустить ту самую «изюминку» и выявить уникальное торговое предложение. Сегодня сложно завлечь публику обычной вечеринкой под луной: люди жаждут чего-то нового и действительно стоящего внимания. Для этого программа дополняется интерактивами, тематическими шоу, конкурсами с ценными призами, именитыми артистами. Продумать данные нюансы нужно заблаговременно, чтобы не столкнуться с организационными проблемами в последний момент. От этого могут зависеть не только качество, но и бюджет события. Определиться с тематикой важно для удобства будущих гостей: они будут знать, как одеться на опен эйр, что можно взять с собой, на какую программу рассчитывать.

Опен эйр не должен идти «по накатанной»: он требует разработки четкого плана с таймингом. Речь идет о времени заезда, размещении гостей и артистов, обустройстве их команды и ассистентов, продумывания программы. Следует быть готовыми к тому, что план будет видоизменяться не единожды. Вносить коррективы придется прямо на ходу, в чем помогут запасные варианты и альтернативы по лайн-апу и шоу-программе.

 

Разработка бизнес-модели

Когда с тематикой вопрос решен, и целевая аудитория определена, самое время перейти к детальному планированию бюджета и работе над бизнес-планом. Средняя посещаемость открытых мероприятий составляет 1 500 - 2 000 человек. Это огромное количество людей, которой нужно обеспечить комфорт и безопасность на площадке и прилегающей к ней территории. Людям необходимо иметь постоянный доступ к напиткам, еде, уборным, зонам для отдыха, перекура. Если возникает проблема хотя бы в одном из пунктов, это тут же вносит нотку негатива, а в отдельных случаях побуждает гостей покинуть ивент. Не допустить подобного поможет заблаговременное планирование в виде списка задач и путей их решения.

Также в бизнес-планирование входит расчет стоимости билетов и сопутствующих услуг (в том числе цен на продукты питания, мерч и прочее). Учитываются в бизнес-плане и расходные статьи: на согласование с администрацией, оплату прокатного оборудования, расходников.

 

Поиск площадки и согласование мероприятия

Один из ключевых вопросов для таких мероприятий очевиден: где проходит open air? От выбора площадки зависят итоговый формат, тематика, допустимая численность гостей, техническое обеспечение и многое другое. Также при поиске площадки важно предусмотреть удобство подъезда на автомобиле, наличие стоянки. Необходимо заранее выделить зону под установку сцены/подиума, танцпол, барные островки, пассивный отдых.

Вы нашли подходящую площадку и рассчитывали все до копейки? Пора переходить к самому важному - согласованию ивента с контролирующими органами (чаще это администрация). Вашей целью станет получение строго письменного разрешения в виде предписания или постановления от имени мэра или муниципального образования. Данные документы послужат официальным разрешением на проведение open air и доступом к пожарной службе, органам правопорядка и здравоохранения. Важно, чтобы в течение мероприятия на площадке дежурили наряд полиции и бригада скорой помощи.

 

Оборудование (звук, свет и спецэффекты)

Без качественного и грамотно подобранного технического обеспечения мероприятие будет провалено или не состоится вовсе. Ввиду этого одна из главных задач организатора – заблаговременно подумать о прокате звукового, светового и прочего оборудования. Чтобы ивент прошел ярко и запомнился гостям, не стоит экономить на оборудовании для спецэффектов. Оно должно быть не только проверенным, но и максимально безопасным в использовании. Также техническое обеспечение подразумевает учет концепции, тематики и масштаба мероприятия. В некоторых случаях разумнее доверить техническую часть специализированной компании, в других – оформить прокат оборудования самостоятельно. Первый вариант в большей степени актуален для новичков без опыта в организации масштабных ивентов численностью более 1000 человек.

Для понимания всей значимости звука вспомним, как переводится open air. Это «открытый воздух» – территория, пространство, в котором все звуки свободно рассеиваются. Рассчитать мощность звукового оборудования для таких мероприятий по силам только профессионалам (звукотехникам). Рекомендуем обратиться к специалисту для подбора соответствующего оборудования, его тестирования и технического сопровождения. В противном случае техника может дать сбой в самый неожиданный момент. Аналогичным образом можно поступить с выбором светового оборудования и техники для спецэффектов. Ассортимент установок на рынке просто огромный: сориентироваться в нем может только поистине опытный ивент-менеджер или техник. При отсутствии богатого бэкграунда вы точно запутаетесь среди многочисленных генераторов дыма и мыльных пузырей.

Важно: При выборе световых установок особое значение имеет их пожарная безопасность. Если опен эйр запланирован в аномальную жару, данный пункт нужно рассмотреть в первую очередь.

 

Сцена, подиум, электроснабжение, размещение точек торговли и питания

Чтобы выступающие артисты и диджеи произвели должный эффект на публику, необходимо с ответственностью подойти к выбору сценической атрибутики. Вечеринка на открытой территории таит множество неприятностей в виде изменчивой погоды и осадков. Для страховки следует выбирать сценические конструкции с тентом и не забыть о водонепроницаемых накидках.

Первым делом опен эйр требует решения вопроса об электроэнергии и заземлении. В этом деле не обойтись без поиска надежного, мощного и безопасного генератора. Во избежание неполадок и перегрузок рекомендуется заказывать генераторы вместе со световым и звуковым оборудованием. Таким образом гораздо проще исключить перебои в работе техники и электростанции.

Лучший опен эйр – тот, на котором гости не страдают от жажды и голода. Организаторам необходимо заранее решить вопрос о создании точек питания: готовить еду можно на месте или доставлять ее в готовом виде. Для этого требуется поиск юридического лица с соответствующей лицензией, а также работников с медицинскими книжками. В отдельном порядке решается вопрос о продаже спиртных напитков. При отсутствии лицензии и установлении факта нелегальной реализации алкоголя проблем с законом и крупных штрафов не миновать.

 

Забота об артистах и ведущих

Про музыкантов, диджеев, их ассистентов и вспомогательных лиц нужно думать заранее. Зачастую творческие личности достаточно капризны и переменчивы. Это важно учитывать, чтобы быстро найти компромисс и точки соприкосновения в спорных ситуациях. Работа организатора – обеспечить артистов всем необходимым по райдеру для качественного выступления с полной отдачей.

 

Заключение

Организация опен эйр подразумевает вовлеченность в процесс специалистов самого разного профиля. Справиться с планированием помогут четкий тайминг, умение делегировать, ответственность в выборе подрядчиков и решении вопросов с контролирующими органами.